Privacybeleid

Verwerking van persoonsgegevens in digitale onderwijsmiddelen

1. Inleiding

Dit Privacybeleid biedt aan leraren, leerlingen, ouders of voogden van leerlingen en andere privépersonen die de producten of diensten van Uitgeverij VAN IN nv gebruiken informatie over de verwerking van de persoonsgegevens door VAN IN ('wij', 'ons'). Uitgeverij VAN IN nv behoort tot Sanoma Learning. Sanoma Learning bestaat uit de bedrijven en hun dochterondernemingen die tot de Sanoma-groep behoren (momenteel zijn dat: Sanoma Learning B.V., Uitgeverij VAN IN nv, L.C.G. Malmberg B.V., Nowa Era Sp. z.o.o., Sanoma Pro Ltd. en Sanoma Utbildning AB).

VAN IN biedt een waaier van offline- en onlineproducten en diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Wij respecteren de privacy van onze eindgebruikers en wensen duidelijke informatie te verstrekken over ons gebruik en de bescherming van persoonsgegevens.

Wij geloven dat de leraar een inspirator en gids is naar een veelbelovende toekomst. Ons ruime assortiment van digitale en gedrukte producten voor gebruik op school en thuis ondersteunt leerlingen bij hun leren, leraren bij het halen van de beste resultaten voor hun leerlingen en scholen bij de organisatie van hun onderwijspraktijk. Het gebruik van persoonsgegevens in digitale onderwijsmiddelen biedt de mogelijkheid om gepersonaliseerde leerervaringen aan te bieden en stelt leerlingen in staat om op diverse al dan niet persoonlijke toestellen hun eigen aangepaste leertraject te volgen. Door in te loggen op digitale onderwijsmiddelen kunnen leraren de leeractiviteiten van hun leerlingen volgen, de vorderingen bijhouden en bijgevolg oefeningen en leerinhouden aanreiken die beantwoorden aan de behoeften van de individuele leerling. Scholen zijn in staat om te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen, zoals het opvolgen en controleren van de leerplicht, het opvolgen van de kleuterparticipatie, de berekening van de omkadering en werkingsmiddelen, ...

Kinderen en jongeren zijn een bijzonder kwetsbare groep, ook op het vlak van hun persoonsgegevens. Daarom dragen wij er speciaal zorg voor om die persoonsgegevens te beschermen.

Dit Privacybeleid is integraal van toepassing op de producten en diensten die Uitgeverij VAN IN nv, als onderdeel van Sanoma Learning, aanbiedt aan haar klanten. Uitgeverij VAN IN nv verbindt zich ertoe om de privacy van haar klanten en gebruikers van haar producten en diensten te beschermen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), de nationale uitvoeringsmaatregelen en andere toepasselijke wetgeving.

2. Welke digitale onderwijsmiddelen biedt VAN IN?

VAN IN biedt de volgende categorieën van digitale producten waarbij persoonsgegevens moeten worden verwerkt:
  • e-learningplatformen;
  • administratiesystemen voor leerlingen, leraren en scholen;
  • toepassingen ter ondersteuning van de professionele werkzaamheden van leraren en scholen;
  • toepassingen voor digitale oefeningen, spelapplicaties;
  • andere digitale onderwijsmiddelen gebruikt door leerlingen op school en thuis, aangeboden door de school of rechtstreeks aangekocht bij VAN IN door de leerling of zijn/haar ouders.
Een overzicht van de producten en diensten aangeboden door Uitgeverij VAN IN vindt u op de volgende website: www.vanin.be. Om gebruikers van gedetailleerde informatie te voorzien betreffende de verwerking van hun persoonsgegevens, heeft Uitgeverij VAN IN voor bepaalde van die producten een specifieke Privacy Bijsluiter voorzien. 

Mochten er tegenstrijdigheden bestaan tussen de informatie in die specifieke bijsluiters en dit algemeen Privacybeleid, dan krijgen de bepalingen van de specifieke bijsluiters voorrang.

3. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

3.1 Digitale oplossingen gebruikt of aangeboden door scholen:

De scholen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in de digitale onderwijsmiddelen die VAN IN aan de scholen aanbiedt. Bij de verwerking door VAN IN van de persoonsgegevens van leerlingen en leraren die onze producten op school gebruiken, worden die gegevens namens de scholen verwerkt voor onderwijsdoeleinden, om de goede werking van het digitale onderwijsmiddel te garanderen en voor de ontwikkeling van leermethoden. VAN IN kan ook gegevens verwerken met behulp van anonimiseringstechnieken voor statistische analyse om de functies en gebruikerservaring van de producten te verbeteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de scholen om de gebruikers te informeren over de persoonsgegevens die zij verwerken en die zij aan ons doorgeven.

Om scholen zoveel als mogelijk te ondersteunen in het naleven van hun verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, ondertekende VAN IN de Intentieverklaring Privacy in Digitale Onderwijsmiddelen en maakt VAN IN gebruik van het Model Verwerkersovereenkomst.

3.2 Digitale oplossingen rechtstreeks bij VAN IN aangekocht:

VAN IN kan ook digitale onderwijsmiddelen aanbieden die rechtstreeks bij VAN IN kunnen worden aangekocht door de leerlingen of hun ouders/voogd. Die producten vallen onder de noemer 'thuisproducten'. In dat geval is VAN IN verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

VAN IN informeert de gebruikers over het gebruik van de persoonsgegevens in de thuisproducten via dit Privacybeleid. Gebruikers van de producten van Uitgeverij VAN IN vinden in de hoofdstukken 8 en 10 hierna meer informatie over hoe zij contact kunnen opnemen met Uitgeverij VAN IN in verband met vragen over de privacy.

4. Welke types gegevens worden verwerkt en waarom?

VAN IN verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden, vooral gegevens die nodig zijn om het gebruik van het leermateriaal en de leerproducten voor onderwijsdoeleinden mogelijk te maken, en voor productontwikkeling. Conform onze wettelijke verplichtingen geven we hieronder, voor alle doeleinden waarvoor VAN IN en niet de school verantwoordelijk is, aan op welke juridische grondslag VAN IN zich beroept voor de verwerking van de persoonsgegevens. VAN IN mag in ieder geval de persoonsgegevens van de gebruiker verwerken om te voldoen aan ieder redelijk en gewettigd verzoek van bevoegde politie- of inlichtingendiensten of hun vertegenwoordigers, gerechtelijke autoriteiten en overheidsinstanties met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

De types verwerkte gegevens zijn:

4.1 Gegevens verstrekt door de school

Wanneer een school de digitale onderwijsmiddelen van VAN IN gebruikt, geeft de school aan VAN IN de persoonsgegevens door die zijn ingegeven door de leerlingen, hun voogd, de leraren of de administratieve dienst van de school. Voorbeelden van dergelijke informatie zijn de naam, de leeftijd en de klas van de leerling. Voor het gebruik van de e-learningplatformen moet eventueel ook een gebruikersaccount worden aangemaakt (gebruikersnaam en wachtwoord) zodat de gebruikers bij hun leer- en oefenplatformen kunnen inloggen. Wij kunnen eventueel ook de persoonsgegevens verwerken die de leerlingen hebben opgegeven tijdens een les, toets of oefensessie. 

Wij verwerken de persoonsgegevens in deze categorie enkel voor de doeleinden die de school als verantwoordelijke bepaalt, in het bijzonder om het gebruik van onze platformen en leermateriaal mogelijk te maken.

4.2 Gegevens verstrekt door individuele gebruikers (leerlingen, leraars, ouders en voogden) zelf

Voor producten die rechtstreeks bij ons worden aangekocht ('thuisproducten') vragen wij normaal de informatie op die nodig is voor de levering van het aangekochte product, zoals de naam, facturatiegegevens, gebruikersaccountgegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en de contactgegevens, evenals de gegevens die tijdens een les, toets of oefensessie zijn ingevuld.

De gegevens worden voor de volgende zaken gebruikt:
  • om de gebruiker van de producten te identificeren en te verifiëren en de hieraan verbonden gebruikersrechten te bepalen;
  • om te kunnen inloggen via een eenmalige aanmelding bij de digitale leermiddelen (kan soms door verschillende uitgevers worden aangeboden, zoals bv. Knooppunt);
  • om de leerinhoud en de antwoorden op de toepasselijke oefeningen te leveren en op te slaan;
  • voor gepersonaliseerde toegang tot de aangeboden diensten;
  • om ondersteuning te bieden aan de gebruikers van de e-learningplatformen (bv. vergeten wachtwoorden, toegang tot de nodige functies);
  • om te voldoen aan wettelijke bepalingen inzake regelgeving.
Grondslag voor de verwerking: De persoonsgegevens mogen worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij hebben met de gebruikers van onze thuisproducten. Zonder de verwerking van deze gegevens is het immers niet mogelijk om het thuisproduct ter beschikking te stellen.

De gegevens van klanten die onze thuisproducten aankopen, worden ook gebruikt:
  • voor de verzending van nieuwsbrieven waarop zij hebben ingetekend en enquêtes voor onderzoeksdoeleinden;
  • om meer inzicht te krijgen in hun interesses en vakkennis;
  • om bijkomende producten aan te bieden.
Grondslag voor de verwerking: We vragen de uitdrukkelijke toestemming van klanten die onze thuisproducten aankopen om hun persoonsgegevens voor deze doeleinden te mogen verwerken. Waar mogelijk beperken we de verwerkte persoonsgegevens zodanig dat we deze persoonsgegeven ook mogen verwerken ter behartiging van onze eigen legitieme, commerciële belangen. 

4.3 Gegevens gehaald uit het gebruik van de digitale producten

Wij kunnen ook gegevens verzamelen over hoe de gebruikers van onze digitale producten en diensten deze producten, diensten en inhoud gebruiken, met inbegrip van gegevens zoals oefen- en toetsresultaten, verificatiegegevens, weblogs en informatie over hoe men de inhoud raadpleegt of gebruikt. Zo kan een leraar zien wat elke leerling doet met het leermiddel dat de school aanbiedt, en wat de resultaten waren van de oefeningen of toetsen die de leerlingen hebben gemaakt. VAN IN kan deze informatie aan de leraar leveren via rapporten en dashboards. Wanneer VAN IN ook een administratiesysteem aan de school levert of wanneer er een samenwerking bestaat met de leverancier van het systeem aan de school, kunnen de gegevens worden gecombineerd tussen het administratiesysteem en het e-learningplatform.

Wij kunnen cookies en andere gelijkaardige onlinetechnologieën gebruiken, zoals lokale gegevensopslag op de browser, om de gegevens van een gebruikersterminal te halen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die de browser bewaart op het toestel van de gebruiker. Cookies bevatten vaak een willekeurige identificatiecode, die wij kunnen gebruiken om te meten hoeveel verschillende browsers onze websites bezoeken en hoe onze onlinediensten worden gebruikt.

De verzamelde gegevens worden voor de volgende zaken gebruikt:
  • voor het geven van feedback en rapporten over de leerresultaten van de individuele leerlingen;
  • om adaptief leermateriaal en een gepersonaliseerd leertraject mogelijk te maken;
  • voor rapporten en input over de leerresultaten van de leerlingen;
  • om gegevens te analyseren (met behulp van anonimiseringstechnieken) over het gebruik van digitale onderwijsmiddelen door leerlingen en rapporten te maken over het gemiddelde niveau van de school en zo de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren;
  • om wettelijke verplichtingen inzake administratie voor scholen te garanderen;
  • om de interne werking van de school te ondersteunen en te versterken.
Grondslag voor de verwerking: De persoonsgegevens mogen worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij hebben met de gebruikers van onze thuisproducten. Zonder deze gegevens zouden essentiële functionaliteiten van onze dienstverlening niet werken.

4.4 Afgeleide en berekende gegevens

Wij gebruiken analytics zoals de mathematische modellen of algoritmen op basis van de gegevens die wij verzamelen over het gebruik van de digitale onderwijsmiddelen.

De output van die algoritmen zijn berekende waarden die worden toegekend aan de leerprofielen van de gebruikers, bv. om aanbevelingen te doen over de voor de leerling meest geschikte leerinhoud.

De afgeleide gegevens worden voor de volgende zaken gebruikt:
  • voor gepersonaliseerde inhoud en aanbevelingen;
  • om de onderwijsmethoden en digitale oplossingen te verbeteren.
Grondslag voor de verwerking: De persoonsgegevens mogen worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij hebben met de gebruikers van onze thuisproducten. We mogen deze persoonsgegevens ook verwerken om onze legitieme belangen te behartigen. Het legitieme belang dat we hier nastreven is de voortdurende verbetering van ons product- en dienstenaanbod.

5. Gebruikt VAN IN gegevens voor verkoopdoelstellingen?

VAN IN maakt voor verkoop- of reclamedoelstellingen geen gebruik van de gegevens van leerlingen die de digitale onderwijsmiddelen via de school gebruiken.

In verband met de producten ('thuisproducten') die VAN IN rechtstreeks aan ouders en leerlingen aanbiedt, wordt geen commerciële communicatie (inclusief nieuwsbrieven) verzonden aan leerlingen die jonger zijn dan 18 jaar.

Voor onze klanten van thuisproducten die ouder zijn dan 18 jaar, en die op onze producten intekenen of hun toestemming hebben gegeven voor elektronische direct marketing, verzenden wij eventueel informatie zoals uitnodigingen voor evenementen, marktonderzoekenquêtes, nieuwsbrieven of informatie over onze producten. In dat geval geldt er een kosteloos recht op verzet van verwerking van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

6. Wie kan mijn persoonsgegevens behandelen?

VAN IN kan persoonsgegevens doorsturen binnen de Sanoma-groep wanneer dit nodig is voor de doeleinden vermeld in dit Privacybeleid.

VAN IN kan derden aanstellen om de persoonsgegevens in opdracht van VAN IN te verwerken. In dat geval verzekeren wij dat de verwerker de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor de opgegeven doelstellingen en dat hij passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen voorziet om de gegevens te beveiligen. VAN IN en de verwerker gaan een schriftelijke overeenkomst voor gegevensverwerking aan om een passend veiligheidsniveau te verzekeren. De derden-leveranciers die in onze opdracht gegevens verwerken, moeten de persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met dit Privacybeleid.

De school kan ons vragen om informatie, zoals studiescores, vrij te geven aan een leverancier van een administratiesysteem of een andere partij waarmee de school een overeenkomst heeft gesloten voor de verwerking van de gegevens van de leerlingen.

Wij slaan persoonsgegevens normaal op binnen de EU of de EER. Indien er toch gegevens buiten de EU of de EER worden overgedragen, zorgen wij ervoor dat het land waarnaar de gegevens worden overgedragen door de Europese Commissie erkend is als een land dat een voldoende niveau van privacybescherming heeft, of gaan wij een standaardovereenkomst aan met bepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

7. Hoe beschermt VAN IN de persoonsgegevens?

VAN IN neemt de gepaste technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, overdracht, verwijdering of een andere verwerking die de veiligheid van de informatie in het gedrang zou kunnen brengen. Dit omhelst methoden zoals het gebruik van firewalls, encryptietechnologieën en veilige serverruimten, goede toegangscontrolesystemen, een gecontroleerde voorziening van gebruikersrechten en toezicht op het gebruik ervan, voorziening van instructies voor data processors, en een grondige selectie van bekwame onderaannemers die voldoen aan de industrienormen voor informatieveiligheidsbeheer. De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en vervolgens werden verwerkt. De persoonsgegevens worden ook verwijderd wanneer deze werden verwerkt met de enkele toestemming van de betrokken gebruiker en deze gebruiker zijn gegeven toestemming intrekt. 

Om onze diensten en producten op een zinvolle manier te kunnen aanbieden, zijn wij genoodzaakt om profielen van onze gebruikers op te stellen. Deze profielen worden enkel opgesteld voor zover noodzakelijk om onze producten en diensten aan onze gebruikers te kunnen leveren. Er worden nooit zuiver geautomatiseerde beslissingen genomen op basis van deze profielen die juridische gevolgen voor de gebruiker kunnen hebben.

8. Welke rechten kunnen gebruikers uitoefenen ten aanzien van hun persoonsgegevens?

De gebruikers hebben het recht om:
  • hun verwerkte persoonsgegevens in te zien;
  • hun verwerkte persoonsgegevens te laten verbeteren;
  • hun verwerkte persoonsgegevens te laten wissen;
  • de beperkte verwerking van hun persoonsgegevens op te vragen
  • hun persoonsgegevens te kunnen overdragen;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.
Gebruikers kunnen ook een eerder gegeven toestemming met de verwerking van hun persoonsgegevens weer intrekken, maar dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking tot op het moment van intrekking.

Gebruikers kunnen voor de uitoefening van hun rechten een schriftelijke aanvraag indienen bij de school of, ingeval de gebruiker de producten rechtstreeks bij VAN IN heeft aangekocht ('thuisproducten'), bij Uitgeverij VAN IN. 

8.1 Schoolproducten

De school kan meer informatie geven over de gegevensverzameling bij het gebruik van de digitale onderwijsmiddelen van Uitgeverij VAN IN. Om scholen van gedetailleerde informatie te voorzien betreffende de verwerking van persoonsgegevens in digitale onderwijsmiddelen, heeft Uitgeverij VAN IN voor bepaalde digitale onderwijsmiddelen een specifieke Privacy Bijsluiter voorzien.

8.2 Thuisproducten

Hieronder geven we voor gebruikers van onze thuisproducten aan welke voorwaarden zij bij de uitoefening van bepaalde van hun rechten moeten nakomen. Iedere vraag tot uitoefening van een recht mag tot Uitgeverij VAN IN nv gericht worden per brief of via e-mail. De contactgegevens vindt u in hoofdstuk 10. In ieder geval wensen we te onderstrepen dat gebruikers bij iedere aanvraag tot uitoefening van een recht een kopie moeten voegen van hun identiteitskaart. Indien een gebruiker het niet eens is met de wijze waarop VAN IN zijn persoonsgegevens verwerkt of zijn rechten respecteert, mag de gebruiker steeds een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Recht op toegang

De gebruiker heeft een recht op toegang tot zijn persoonsgegevens, maar VAN IN behoudt zich het recht voor om een administratieve kost aan te rekenen wanneer een gebruiker meerdere opeenvolgende vragen tot toegang stelt die duidelijk bedoeld zijn om overlast of schade bij VAN IN te veroorzaken.

Recht op verbetering

Wanneer een gebruiker vraagt om zijn gegevens te verbeteren, moet hij steeds het foutieve of onvolledige karakter van de verwerkte gegevens aantonen waarvoor hij verbetering vraagt.

Recht op verwijdering

De gebruiker kan vragen dat zijn persoonsgegevens verwijderd worden, indien:
  • de persoonsgegevens niet langer nodig zijn om de hoger aangegeven doeleinden te bereiken;
  • de gebruiker zijn eerder gegeven toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens intrekt en die toestemming is het enige dat VAN IN toelaat de persoonsgegevens te verwerken;
  • de gebruiker een geldig recht op verzet tegen de verwerking heeft uitgeoefend;
  • de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
  • de wet ons deze verwijdering oplegt;
  • indien de persoonsgegevens werden verwerkt met de toestemming van de gebruiker waarbij de gebruiker jonger was dan 18 jaar op het moment dat hij toestemde met de verwerking.
Recht op beperking

De gebruiker kan vragen dat de verwerking van zijn persoonsgegevens wordt beperkt wanneer:
  • VAN IN aan het controleren is of de verwerkte persoonsgegevens daadwerkelijk fout of onvolledig zijn naar aanleiding van een vraag tot verbetering van de persoonsgegevens;
  • de verwerking onrechtmatig is en de gebruiker liever niet heeft dat de gegevens worden gewist;
  • VAN IN de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar de gebruiker de persoonsgegevens wel nodig heeft in het kader van een rechtsvordering;
  • VAN IN aan het controleren is of de gebruiker terecht een recht op verzet tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens heeft ingediend.
Recht op overdraagbaarheid

De gebruiker heeft een recht om de persoonsgegevens die hij verstrekte te recupereren. VAN IN zal de door de gebruiker verstrekte persoonsgegevens in een machine-leesbaar formaat aan de gebruiker bezorgen.

Recht op bezwaar

De gebruiker heeft het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat zijn gegevens worden verwerkt indien hij kan motiveren dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met zijn specifieke situatie die een dergelijk bezwaar rechtvaardigen.

De gebruiker kan het recht op bezwaar daarnaast ook laten gelden bij de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing. De gebruiker kan zich in dat geval gratis en zonder dat er een motivering nodig is verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing.

9. Is dit Privacybeleid vatbaar voor wijzigingen?

Dit Privacybeleid kan in de toekomst worden uitgebreid of gewijzigd. Alle wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd.

Dit Privacybeleid werd gepubliceerd op 22/05/2018.

10. Hoe kan ik Uitgeverij VAN IN nv contacteren?

Op het niveau van Sanoma Learning heeft VAN IN een Data Protection Officer aangesteld. Op het niveau van VAN IN heeft VAN IN meerdere Privacy Champions aangesteld en opgeleid. Je kunt hen contacteren via: 

Uitgeverij VAN IN nv – Privacy
Nijverheidsstraat 92 bus 5
B-2160 Wommelgem